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企业管理工作的几点思考
2017-09-18
倡源煤业公司 赵卫国
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摘要：行政管理工作在煤炭企业不是中心，却关乎中心工作的开展。企业在运作过程中如同一个转动的车轮，所有零部件必须严密结合，充分发挥本身的作用，才能跑得快、跑得稳；才不会在运作过程中散架。而行政管理工作就好比是润滑油，适量的润滑可以使车轮跑得更轻、更稳、更快。从事行政工作并不难，但是把日常大家司空见惯的“琐事”做好、做到位，却是一门艺术。如何把这项工作做成艺术呢？笔者认为，规范合理的工作流程，完善健全的制度保障是前提，而逐步以企业文化来形成员工自觉行为的过程则是行政管理工作的最优化状态。
关键词：规范 流程 制度 保障 文化 引领
引言：如何做好行政管理工作呢？这是每个企业都在进行却无法衡量好坏的一项工作，但是毋庸置疑，好的行政管理是推动企业健康、良性运转的催化剂，是提升工作效率的推动力，作为集团公司首次公开竞聘产生的管理人员，我带着这一课题来到高阳煤矿这一大型国有企业进行深入学习，为凯嘉的发展，也为我们下一步走上管理岗位奠定创新和管理基础。
尽管今天的集团公司已成为三晋大地一颗熠熠生辉的明星，但是就如同电视剧《亮剑》中讲述的，李云龙虽然会带兵打仗，但是，要建设共和国一支强大的人民军队，靠的不仅仅是勇气，还必须有过硬的军事理论基础。集团公司也一样，尽管我们在某些管理方面可能已经超过了国企，但我们仍有许多未经改善或系统化的管理理论，我们有必要借鉴国有企业一些好的管理经验来弥补我们日常管理中的不足。
到高阳煤矿实习一个月来，我在党委办公室和行政办公室分别实习两周，参加和参与组织了该矿行政、政工、后勤大大小小会议、活动10余次，通过学习和研究，从中得到了不少启发。
一、搞好行政管理工作，首先要规范工作流程。规范的工作流程是提高工作效率的前提和保证。就从办会工作来说，汾西矿业集团全集团公司推广使用一套“OA办公系统”平台，技术已相当成熟。会议召开前，主办部门会在平台上发布会议通知（极少数人员同时用通讯手段通知），各参会人员会随时关注平台动态，即时回复，主办部门无需再一以贯之地使用电话通知参会人员。这样一来，光这一环节就可以减少大量的工作。而且，会议的前期准备相当充分，会议过程就相当于对会议事项的通报、安排以及领导对重点工作的强调，会议研究内容的讨论环节已在会前做完，这样就明显地提高了会议质量、避免了会议议而不决、过分讨论的情况，很少有两个小时以上的会议。
我们目前存在问题的环节。一是会议通知过程没有制定正确高效的流程，环节过多、方法单调。比如，在集团公司第七届员工技术比武活动中，各单位都成立了专门的技术比武领导小组，集团公司也多次组织各单位技术比武负责人召开过会议，这个时候，如果集团公司有需要通知各单位技术比武负责人的事项完全可以单线联系。但实际情况是，集团公司某处在组织某个技术专业负责人座谈时，仍是机械地通知到各煤业公司办公室，再由各办公室通知具体人员，不可否认各办公室工作人员的工作态度和办事效率，但就事论事，如果会议组织单位直接通知到各煤业公司技术比武负责人，是不是可以省去很多环节，事情的效率是不是可以更高？而且，尽管我们已经建立了很多微信群作为工作交流所用，也经常在群里发一些通知等内容，但一旦有会议的时候，仍需要安排专人耗费1个多小时打电话通知，直到参会人员亲口说收到才算完成。这些问题归根结底就是工作流程不合理的问题。
二是会前准备工作不够充分。多数情况下，会议主办部门上会时对某一问题仍未拿出明确的解决办法，会议成了讨论会、请示会，议而不决，且未要求相关部门提前准备好上会材料。比如某些煤业公司的安全例会，各专业小组在通报各自分管的标准化专业打分情况时，未提前整理材料，到了会上仅凭临场发挥或是印象，临时组织语言，不是解释不够充分就是啰啰嗦嗦说一大堆；在针对某个制度或办法征求意见时，多数人表示没意见，但是真正上会时，又开始长篇大论。会议变得冗长，效果不明显。如果会议主办部门要求在会前把材料收集齐全的话，会议怎能不精干高效呢？
三是会后对会议安排事项的督办程序不是很直接有效。比如，集团公司每半年或一年进行一次工作调研，然后以通报的形式将所查问题反馈到各单位，而这些问题原本是集团公司对口处室调研时查到或提出的，有些问题专业性很强。但现状是问题提出来以后，督查督办的工作就落到办公室一个部门，集团办公室只好追问各单位办公室，问题整改如何，各单位办公室在收集各部门的整改方案或整改情况后，汇总上报集团公司。但对于各部门提供的方案或整改情况可能由于专业知识局限，无法致以肯定或否定的回答，也不能进行有效的指导，从而导致很多问题在复查时（回头看）仍未整改到预期效果。如果集团公司办公室在收集问题整改情况时直接对口集团各处室，由各处室承担起对自己所查问题的督查督办责任，并对各单位对口部门所反馈的整改情况加以甄别，达到要求的才允许上报，这样的话，调研问题便会朝着预期的方向去整改，各处室、各部门的职能也得以充分发挥。归纳起来就是，谁发现问题，谁就要把问题负责到底。办公室才真正起到了一个润滑的作用。
窥一斑而见全身，从以上问题我们可以想象到在集团公司日常运转过程中还有很多不合理的工作流程。行政管理归根结底就是要让各职能部门主动地干工作、主动汇报工作，而不是被动地等待催问。
二、合理的工作流程需要健全完善的制度来约束监督。在高阳煤矿参加矿长安全办公例会时发现一个细节，某基层队发生了工伤事故，队长要在200多人的大会上述职（做检查），深刻检讨自身问题，矿长在总结时也毫不留情地进行了批评。在制度面前，工作就是工作，情面就是情面，要想搞好工作就不能讲情面。这方面，我认为集团公司乃至各子、分公司需要下工夫改进。对于工作中出现问题的人如果连批评他或是责令他检讨都不好意思的话，那么，这个人如何能深刻认识到自身的问题，其他人会吸取到教训吗？我们集团公司也有各种各样的制度，并且大多数还在实践探索中，与时俱进固然很好，但太过频繁的修改也是有许多弊端的。而且，我们制度中对各种行为大到生产行为，小到员工个人行为的约束都有涵盖，但真正履行制度的也往往就是在一些大的行为方面，一些细节部分还存在讲情面等情况。在过程与结果面前往往侧重于结果而忽略了过程的重要性，但往往对过程的合理管控更能有效地提高企业工作效率，只有在过程上加以严格管理才能使结果朝着既定方向发展。
我们的管理理念是“以人为本，依章治企，文化兴企”，如果我们制定了各种各样的制度，而不去执行的话，制度也就形同虚设。换个角度来说，执行制度的过程也就是企业文化形成的过程，企业文化是体现在员工日常举手投足之间的一种东西，没有健全的制度对员工行为进行约束，或者说只重结果不重过程的话，形成的企业文化也只是残缺的文化。
三、执行制度只是管理的一种手段，而逐步以企业文化来引领员工自觉行为的状态才是行政管理的最优化状态。统一员工的价值观，规范员工的行为是企业文化的落脚点。正所谓“一流的企业文化管人，二流的企业制度管人，三流的企业人管人”。我们目前的状态正是介于制度管人和人管人之间，三种状态是递进关系，不能跨越，只有把每一种状态在它相应的发展阶段扎实做好，我们才能提炼出更精更好的企业文化。我们致力于追求文化管人的状态，但我们必须正视现状，把制度管人先运行好。这也是我们通往文化引领这一最优化状态最关键的环节。不可好高骛远，也不可妄自菲薄。
四、后勤管理的出发点要真正立足于为职工办实事、办好事，不搞形式主义。为了丰富矿区职工、家属业余生活，高阳煤矿定期开展党团员便民服务活动，活动内容有修车、理发、磨刀、缝补衣物等，所有项目都是免费的，从事这些工作的也都是来自各个小区的能工巧匠。也许你会觉得不可思议，谁没事会免费给大家干这些事，但你越觉得不可思议就越说明高阳矿党建工作的周密细致。高阳矿党团员便民服务活动真正体现的是矿党委关注民生的热情和决心，是高阳矿不忘退休老员工、家属的真实情怀。这是我们今后在后勤管理工作中应该重视和借鉴的方面。
高阳煤矿和凯嘉义煤如同出生在同一时代却有着不同成长经历的两个人。高阳煤矿一出生便顶着国企的光环，用现在的话讲就是含着金钥匙出生，而凯嘉义煤则如同一个一穷二白的村里娃，从出生到壮大，经历了一个又一个磨难、实现了一次又一次跨越，自力更生、拼搏进取，一步步取得了今天的辉煌成就。高阳矿走过的路我们不可以复制，但是高阳矿行政管理中的优秀经验我们可以借鉴。归根结底，管理的手段和办法会随着时间推移和科技的进步而逐渐被淘汰，我们要借鉴的是管理理念，规范工作流程，健全制度保障，向着文化引领的方向不断迈进。
